実体験から学びました!オンライン会議の成否を分ける、たった3つのコツ

実体験から学びました!オンライン会議の成否を分ける、たった3つのコツ

定期的にリモートワークを行っていると、日々試行錯誤する中でいろいろな発見があります。その中で今回お伝えしたいのが、「オンライン会議」のやり方について。

オンライン会議用のツールは各所で紹介されていますが、会議をスムーズに進めるための工夫については意外と情報が少ない(?)と感じたこともあり、今回は自分の実体験をもとにお伝えしたいと思います

タイトルにもあるように、ちょっとしたことでも会議の精度は大きく変わってきますので、ぜひササッとチェックしてみてください。それでは行ってみましょう! 

1. 全員「個別に」ログインして会議に臨む

最も基本的かつ重要な点です。むしろ、この点を言いたいがために記事を書いたといっても過言ではありません!(笑)

実は、以前の記事内で「オンライン会議中の一コマ」として実際に会議を行った際の様子を画像でお伝えしました。が、このように「1対多」の構図になってしまうと、どうしても参加者間で「情報の格差」が生まれてしまうな・・ということを感じたんですね。

「1対多」の「1」の方を経験したことがある人なら、きっとこの想いに共感してもらえるはず……!sweat

「多」の人たちは「1」の人が会議の話題について、しっかりと付いて来れているかどうかを必要以上に気づかってしまいますし、「1」の人は会議の進行が滞らないよう必要以上にリアクションするなど、無駄に気を張ってしまいがちです。

そこでの解決策としては、「1対多」ではなく「1対1対1」の状態となるように、各自が自分のPCからオンライン会議ツールへログインするという方法です。

上から東京(社内)・大阪(カフェ)・大阪(カフェ)間を繋いで会議

それによって、自然と自分が伝えたい内容について全員の理解度を意識をしながら話を進めることになりますし、参加者全員がフラットな状態になることで、一方が「オンライン会議の場を用意してもらっている」というような感覚を持つこともなくなります

当たり前といえば当たり前の話ですが、離れた場所で一緒に仕事をする人にとっては、こういった小さなストレスの種を一つ一つ確実に潰していくことが大事なのではないかと思います。 

2.事前に作成したアジェンダをもとに話を進め、内容は随時追記していく

オンライン会議を実施する際には、必ず話し合う議題について整理したアジェンダを作成し、事前に参加者内で共有するようにします。

これは対面で行う会議でも重要ですが、オンライン会議では特に重要度が増します。 

そして会議中はそれを全員がPCの画面上に開きながら、出てきた意見や決定事項などは随時その中へ直接書き込んでいきます。必要に応じてサイトのスクリーンショットを貼っていってもいいですね。

【LIVE議事録イメージ図】 

流れにするとこんな感じです。

・話し合う議題についてのアジェンダを作成
  ↓
・前日までに参加者内で共有
  ↓
・会議中は作成したアジェンダを開きながら話を進める
  ↓
・意見、決定事項などはその都度アジェンダに書き足していく
  ↓
・会議が終わった時点でアジェンダは議事録になる


ポイントとしては、会議中に「今、何について話し合われているのか」を明確にすることで議論が脱線していくことを防ぐというところにあります。

これは参加者同士が物理的に同じ空間にいないことによって、お互いの意識が散漫になってしまうのを防ぐという効果もあります。

3.MTG終了後には議事録が完成→すぐに共有!

会議中に話し合った内容は、各自がアジェンダに直接書き込むことで、それがそのまま議事録へと変わります。

そして、会議終了後には該当ファイルのリンクをメンバー間で共有すれば終了です。もはや、議事録作成のためだけに時間を割く必要はありませんね! 

おまけ:オンライン会議には登録なしで使える「appear.in」がおすすめ!

オンライン会議ツールには、SkypeやGoogleハングアウトなど様々ありますが、一押しは「appear.in」です。

何といっても「事前のアカウント作成」や「ログイン」が不要で、任意で設定したURLを参加メンバーに共有するだけですぐに会議がスタートできるところが魅力です。

「必要な参加者が集まったら、それ以上の参加者を入れなくする」というロック機能や、appear.inの「スマホアプリ」もあります。

手軽に使える上に、状況に合わせて高度な利用シーンにも対応されているところが嬉しいですね。おすすめです!

「ストレス」をなくし「フラット」な環境を作ること

オンライン会議を成功させるために必要なのは、いかにストレスをなくし「フラット」な環境を作ることができるかどうかです。

必要なツールはすでにある程度出揃っているため、あとは参加者側のちょっとした工夫や一手間を加えるだけです。

もし、今までにオンライン会議があまりうまくいってないなと感じていたり、これから行う予定があるという方がいれば、ぜひ今回ご紹介した方法を試してみてくださいね!

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